Werkdruk aanpakken

Oorzaken aanpakken begint met een goed beeld ervan. Soms is het bedenken van maatregelen logisch. Soms zijn voor de hand liggende oplossingen echter niet mogelijk of wenselijk. Daarmee is het op organisatieniveau belangrijk om bewuste keuzes te maken tussen een decentrale en centrale werkdrukaanpak en over inhoud en proces. Het kan cruciaal zijn dat medewerkers zelf bedenken welke maatregelen er rond werkdruk mogelijk zijn. Bovendien geeft een decentrale aanpak kans op maatwerk.

De volgende punten zijn belangrijk om ten minste te regelen:

• Besef dat er vanuit organisatieniveau veel invloed hebt op werkdruk en dus veel kansen om de werkdruk voor medewerkers te verlichten. Maatregelen die de werkdrukoorzaak aanpakken, dus maatregelen gericht op de bron, hebben meer effect dan maatregelen van individuele aard. Neem dus zo veel mogelijk werkdrukverlichtende maatregelen op organisatieniveau.
• Maak bij het aanpakken van werkdruk bewuste keuzes ten aanzien van inhoud en proces. Zorg daarbij voor een goede balans tussen een decentrale en centrale aanpak.
• Maak een bewuste keuze bij welke teams, afdelingen en/of functies met een verdiepend onderzoek een duidelijker beeld van de oorzaken wilt krijgen en op welke wijze dit verdiepende onderzoek het beste kunt uitvoeren.
• Betrek de medewerkers bij het verdiepende onderzoek én bij het bedenken, kiezen, invoeren en evalueren van maatregelen.
• Beleg maatregelen in de reguliere beleidscyclus, zodat het herkennen van werkdruk, in kaart brengen van oorzaken en invoeren en evalueren van maatregelen gestructureerd worden uitgevoerd.
• Wees duidelijk naar medewerkers over wat en waarom iets niet mogelijk is en wat je op organisatieniveau wél kunt en gaat doen. Communiceer ook regelmatig over vorderingen bij het aanpakken van oorzaken op organisatieniveau.
• Kijk ook als organisatie regelmatig in de spiegel. Vraag aan medewerkers om zich te blijven ontwikkelen en zorg er ook als organisatie voor dat continu leert. Vraag je af of het reëel is wat je aan resultaten en taken van medewerkers vraagt en neem zo nodig een besluit om de taakeisen te verminderen.
• Benut de downloads bij de uitwerking van je beleid.

Waar komt jouw werkdruk vandaan? Werkdruk heeft vaak vele oorzaken. Het eerste wat je eraan kunt doen is overzicht creëren. Zelf, of in gesprek met iemand anders.

Zet je oorzaken op een rijtje

Maak eens een lijstje van jouw werkdrukoorzaken. Kijk daarna verder: waardoor ontstaan deze oorzaken? Het ontwarren van jouw ‘kluwen’ aan oorzaken is belangrijk om een oplossing te vinden die gaat werken. Je kunt hiervoor ook de checklist ‘Energievreters en gevers’ gebruiken.

Breng samen de oorzaken in kaart

Waar komt de werkdruk in jullie team vandaan? En waar heeft dat allemaal mee te maken? In hoeverre vind je overeenkomsten en verschillen tussen teamleden in de oorzaken die ze ervaren? Het opsporen van oorzaken is niet bedoeld om een ‘schuldige’ aan te wijzen. Het ontwarren van de ‘kluwen’ aan oorzaken is belangrijk om een oplossing te vinden die gaat werken.

Bedenk oplossingen

Begin met logische oplossingen. Is een rooster- of cliëntenplanning onhandig? Verbeter de planning! Ben je te veel tijd kwijt aan administratie? Verbeter het automatiseringssysteem. Bedenk ook creatieve oplossingen en hoe je de logische oplossing voor elkaar gaat krijgen. En bedenk een plan B: wat ga je doen als je oplossing (nog) niet lukt?

Werk ook aan wat wel goed gaat

Heb je zicht op je oorzaken, bedenk dan wat je eraan kunt doen. Bedenk wel dat werken aan werkdrukproblemen energie vraagt. En je hebt het al zo druk! Plan dus niet al te veel verbeteractiviteiten tegelijkertijd. En doe ook – of eerst – iets om te ontspannen en je werkplezier te vergroten.

Doorzetten en volhouden

Heb je een keuze gemaakt? Dan volgt meestal nog doorzetten en volhouden totdat de oplossing echt is ingevoerd en je er profijt van hebt. Gun jezelf de tijd om aan de oplossing te werken. Check na verloop van die tijd of de oplossing voldoende effect heeft gehad of dat je de lijst met ideeën er weer bij moet halen om iets anders te proberen.

Geen invloed? Kies dan voor loslaten!

Er zijn nou eenmaal besluiten waar je het niet mee eens bent: vervelende taken die bij je functie horen en snelle veranderingen bij reorganisaties. Niet alles wat je vervelend vindt kun je veranderen. Merk jij dat je energie kwijtraakt aan oorzaken waar je geen invloed op hebt? Ga dan eens na of je de irritatie erover kunt loslaten en aanvaarden.

Werkdruk aanpakken in je team

Organiseer een teambijeenkomst

Breng samen met je team de werkdrukproblemen én de oplossingen in kaart. Ga ook in gesprek over ontspannen en het vergroten van werkplezier. Je kunt daarvoor ook de termen ‘energievreters en -gevers’ gebruiken. Die zijn vaak behulpzaam om in gesprek te gaan over wat er echt toe doet. Laat in de bijeenkomst bijvoorbeeld ieder teamlid eens de belangrijkste energievreters en -gevers op een rijtje zetten. Wissel deze daarna uit en maak er bijvoorbeeld een ’team top 3′ van.

Respecteer elkaars overeenkomsten en verschillen

Heeft het team samen een beeld van de oorzaken gekregen? Ga dan verder met het bedenken van oplossingen. Voor oorzaken die meerdere teamleden ervaren kun je een gezamenlijke brainstorm houden. Schenk ook aandacht aan oorzaken die slechts door enkelen worden ervaren. Denk met deze collega’s mee wat ze daaraan kunnen doen. Maak tot slot concrete afspraken over wie wat gaat doen en hoe je merkt of wat je hebt afgesproken werkt.

Werk ook aan werkplezier

Werken aan werkdrukoorzaken kost vaak energie. Het is daarom belangrijk ook aandacht te geven aan wat goed gaat. Dat helpt om te relativeren en geeft ook vaak hoop. Welke energiegevers en energiebronnen zijn er in het team? Hoe kan het team samen – en elk teamlid individueel – het werkplezier vergroten?