Werkdruk herkennen

Elke organisatie is vanuit de Arbowet verplicht om werkdrukbeleid te voeren. Om organisaties in de GGZ hiermee op weg te helpen, hebben sociale partners nadere afspraken gemaakt over wat er geregeld moet zijn op organisatieniveau. Zo is afgesproken dat GGZ-organisaties beleid zullen voeren op het herkennen en het aanpakken van een te hoge werkdruk. Maar ook inzetten op het vergroten van werkplezier en stimuleren van een goede werk-privé balans. Wat deze afspraken (nadere verplichtingen voor organisaties) precies zijn, lees je hieronder.

Werkdruk herkennen

Werkdruk gaat over de hoeveelheid werk die je binnen een bepaalde tijd met een bepaalde kwaliteit moet uitvoeren. Of deze werkdruk ‘te’ wordt, ligt ten eerste aan de hoogte van deze taakeisen en hoe lang ze duren. Ook ligt het aan de mogelijkheden die je hebt om met deze eisen om te gaan, bijvoorbeeld of je de planning zelf kunt veranderen. En ten derde ligt het eraan in hoeverre deze werkdrukbronnen in balans zijn met energiebronnen. Ook speelt je beleving en belastbaarheid een rol. Langer doorwerken kan bijvoorbeeld vervelender voor je zijn op een dag dat je de kinderen op een specifiek tijdstip moet ophalen.

Hoe merk je dat de werkdruk te hoog is? Dat het tijd is om met werkdruk aan de slag te gaan? Er zijn meerdere manieren om dit te herkennen. Bij jezelf, bij een groep medewerkers en in een organisatie.

Herken de signalen en risicofactoren

Te hoge werkdruk kun je op organisatieniveau herkennen aan de gevolgen ervan, zoals verzuim, verloop, fouten en klachten. Dit kunnen heel vervelende gevolgen zijn, die je als organisatie juist wilt voorkomen. Het is dus belangrijk om als organisatie ‘antennes’ te ontwikkelen om signalen zo snel mogelijk op te pikken en aan te pakken.

Ook is het belangrijk om op organisatieniveau proactief in te spelen op risicofactoren. Risicofactoren zijn bijvoorbeeld hoge taakeisen qua hoeveelheid, kwaliteit en tijd, of belangrijke veranderingen in deze taakeisen, zoals bijvoorbeeld een andere werkwijze door gewijzigde wetgeving, een nieuw automatiseringssysteem of reorganisatie.

De volgende punten zijn belangrijk om ten minste te regelen:

• Voer regelmatig een Risico-Inventarisatie & -Evaluatie (RI&E) met een werkdrukmodule uit. Neem zo nodig maatregelen, houd de maatregelen en het plan van aanpak actueel en evalueer de maatregelen en het beleid. Scherp het beleid waar mogelijk aan en herhaal de cyclus.
• Komt uit de RI&E naar voren dat er te hoge werkdruk in de organisatie voorkomt? Doe dan een verdiepend onderzoek. Dit onderzoek is bedoeld om de oorzaken per team, afdeling of functiesoort in kaart te brengen en tot oplossingen op maat te komen. Je kunt hiervoor interviews afnemen, een vragenlijst inzetten of groepsbijeenkomsten organiseren.
• Beschouw het onderzoek als startpunt van de aanpak. Een gedegen onderzoek waarbij je medewerkers goed betrekt en ook ingaat op mogelijke maatregelen biedt kansen om er een goed vervolg aan te geven.
• Geef medewerkers voorlichting over werkdruk en stress. Leer hen hoe ze hun inzetbaarheid en vitaliteit kunnen vergroten en behouden. Leer ze ook hoe ze bij zichzelf en bij elkaar te hoge werkdruk en stresssignalen kunnen herkennen en wat ze dan kunnen doen.
• School zo nodig arboprofessionals, leidinggevenden, teamcoaches en/of aandachtsfunctionarissen. Leer hen hoe zij werkdruk kunnen herkennen en een goede werkdrukaanpak bij individuele medewerkers en teams kunnen uitvoeren.
• Neem werkdruk en de signalen ervan serieus. Kijk en luister goed naar medewerkers. Vul bijvoorbeeld regelmatig de checklist rondom de signalen van werkdruk en stress op team- en organisatieniveau in.
• Wees alert bij teams, afdelingen en functies waar de risicofactoren voor werkdruk hoog zijn. Neem proactief werkdrukverlichtende maatregelen als je weet dat de risicofactoren gaan stijgen.
• Benut de downloads bij de uitwerking van je beleid

Werkdruk gaat over de hoeveelheid werk die je binnen een bepaalde tijd met een bepaalde kwaliteit moet uitvoeren. Of deze werkdruk ‘te’ wordt, ligt ten eerste aan de hoogte van deze taakeisen en hoe lang ze duren. Ook ligt het aan de mogelijkheden die je hebt om met deze eisen om te gaan, bijvoorbeeld of je de planning zelf kunt veranderen. En ten derde ligt het eraan in hoeverre deze werkdrukbronnen in balans zijn met energiebronnen. Ook speelt je beleving en belastbaarheid een rol. Langer doorwerken kan bijvoorbeeld vervelender voor je zijn op een dag dat je de kinderen op een specifiek tijdstip moet ophalen.

Op deze pagina vind je daarom informatie over hoe je werkdruk bij jezelf of je team kan herkennen en aanpakken, maar ook hoe je kan werken aan het vergroten van werkplezier en een goede werk-privébalans.

Werkdruk herkennen

Hoe merk je dat de werkdruk te hoog is? Dat het tijd is om met werkdruk aan de slag te gaan? Er zijn meerdere manieren om dit te herkennen. Bij jezelf, een collega of een team.

Let goed op jezelf

Een te hoge werkdruk kun je bij jezelf herkennen aan de gevolgen ervan. Dit zijn stresssignalen zoals hoofdpijn, een korter lontje, pauzes overslaan, slechter slapen en je gevoel voor humor kwijtraken. Kleine stresssignalen kunnen steeds groter worden en uiteindelijk kun je er ziek van worden. Het is daarom belangrijk om goed op jezelf te letten.

Merk je dat je gedrag anders dan anders is? Dat je niet helemaal goed in je vel zit? Gebruik dan eens de checklist of doe een zelftest op internet. Zet je signalen op een rijtje en beslis of het tijd is om er iets aan te gaan doen

Heb je ergens last van? Worden je signalen steeds groter? Dan is het altijd belangrijk om er iets aan te doen!

Een eerste stap kan zijn om er met iemand over te praten. Thuis of op het werk. Bijvoorbeeld met een collega, leidinggevende of preventiemedewerker. Je kunt vervolgens aan de slag met het aanpakken van oorzaken, vergroten van werkplezier en herstellen door te ontspannen.

Maak jij je zorgen over een collega?

Dan kun je de checklist en zelftesten ook gebruiken. Beantwoord in hoeverre je de signalen bij deze collega herkent of vul deze lijst samen met je collega in. Ga vooral ook met diegene in gesprek. Je hoeft geen therapeut te zijn om een goed gesprek te voeren. Interesse en begrip zijn de belangrijkste voorwaarden. Je kunt er ook de gesprekstips en koerskaart bij gebruiken.

Herken de signalen in teams

In een team met te hoge werkdruk kunnen enkele of meerdere medewerkers last van werkstress krijgen. Teamsignalen van werkdruk zijn bijvoorbeeld fouten en werkachterstanden, een minder prettige samenwerkingssfeer, minder humor en meer onderlinge misverstanden.

Het is belangrijk om regelmatig de balans te checken, bij individuele medewerkers en bij het team als geheel. Dan kun je er op tijd iets aan doen, voordat er (nog meer) vervelende gevolgen ontstaan. Er zijn diverse checklists en online tests beschikbaar. Je kunt deze over één persoon invullen en over het hele team. Zo kunnen jullie samen een te hoge werkdruk herkennen.

Belandt jouw team iedere keer in dezelfde discussie over wat er niet goed gaat? Hebben jullie al van alles geprobeerd, maar heb je er nog steeds last van? Soms zijn er taaie vraagstukken in een team, waar je stress van krijgt. Het is dan tijd om te onderzoeken wat er aan de hand is en waardoor het probleem een probleem blijft.

Zijn meerdere medewerkers van je team uit balans? Organiseer dan een teamoverleg. Ga in dit overleg in gesprek over de signalen van werkdruk  en het liefst ook al over het aanpakken van oorzaken, werkplezier en ontspannen en herstellen.